Sådan bliver det sjovt at implementere processer/procedurer i virksomheden!

 Der findes en masse standarder for "strømlining" af en virksomheds arbejdsprocesser. Indenfor IT kender jeg til ISO-9000 fra 1990'erne, ISO-27001 på sikkerhedsområdet, CMMI, CMMC og ITSM (IT Service Management). Det sidste kan så indføres vha. forskellige "frameworks", og det mest "populære" hedder ITIL (IT Information Library).

Og det bliver HELT "galt", når man skal indføre "Governance" i hele biksen!

Uanset hvad der skal indføres, så indebærer det en hulens masse RET kedeligt arbejde, hvor man skal finde ud af at beskrive, hvad man reelt gør i givne situationer, få dem beskrevet, osv osv osv. Et utal af møder, et utal af rettelser, m.m. 

Derfor ender man meget tit med at hyre nogle udefra, fordi ingen af de fastansatte gider lave det.

Men måske er der en måde at gøre det på en måde, der er mindre smertefuldt og mindre kedeligt. Jeg har i hvert fald gang i et eksperiment, hvor jeg bruger interviews og ChatGPT til at klare alt det trivielle og kedelige og mennesker til alt det sjove (hvis man kan kalde det dét).

Min plan er følgende:

1. Teste mit koncept på et plan, der er til at overskue, nemlig en lille servicedesk på tre personer, der skal have indført ITSM via ITIL.

2. Hvis det går godt, så forsøge at gøre det for hele IT-afdelingen.

3. Hvis det går godt, så forsøge at indføre Governance for hele virksomheden.

Men first things first: Jeg er i gang med 1'eren, og her er, hvad jeg foreløbigt har gjort.

Jeg startede med at bruge GPT4o-modellen, men er siden skiftet til 03-mini, som er meget bedre til det. Jeg beskrev kort, hvordan vi tre i service-desken plus vores team-leader skulle indføre ITSM og bad den komme med en plan, en liste over, hvad den kan hjælpe med og de spørgsmål den havde brug for at få besvaret for at kunne lave de nødvendige processer for mig.

Den svarede med en fin-fin plan, komplet med møder, udrulning og alt det sædvanlige. Så mente den, at vi kunne nøjes med fire processer (hvilket er korrekt), og havde tre spørgsmål mhp. uddybning til hver af disse samt tre generelle.

Jeg indkaldte team-leader og de to andre til et halv-times-møde, startede app'en "Memoer" på iPhonen og optog den halve times møde, hvor jeg stillede spørgsmålene fra AI'en og de, der kendte svarene, svarede.

Så tog jeg lydfilen fra det møde og transskriberede den i Goodtape og fodrede hele teksten ind i AI'en efter at have skrevet: Jeg har nu fået svar på dine spørgsmål og her følger den transskriberede tekst fra mødet, hvor vi diskuterede det - og lavede så ctrl/V med hele den transskriberede tekst. 

Hvorefter den skrev de fire processer for mig, og de ser gode ud. De er selvfølgelig ikke komplette eller perfekte endnu, men jeg regner med at "iterere", dvs. gentage, forløbet med at spørge mine kollegaer, hvad der er forkert og/eller skal korrigeres mens jeg optager det, og derefter transskribere det og bruge det som input til AI'en.

Det er langt mere effektivt at samle input ved at interviewe folk, der ved noget, og som hjertens gerne må diskutere nogle punkter og pointer undervejs, end at forsøge at skrive og udveksle mails. Og MEGET sjovere. Jeg tror også det er ekstremt hurtigt sammenlignet med traditionelle måder at gøre det på.

Jeg vender tilbage, når jeg ved mere.